L’operatività aziendale rappresenta il motore che le imprese utilizzano per raggiungere i livelli di produttività desiderati e gli obiettivi prefissati. In questo senso, assume quindi una fondamentale importanza la capacità di gestire al meglio la forza lavoro, elemento principale per l’organizzazione quotidiana a livello di processi, mansioni da portare a termine e in generale per un andamento armonico dentro e tra i singoli reparti.
Ad occuparsi del coordinamento dei dipendenti sono le Risorse Umane che devono affrontare però alcune criticità che possono minare l’efficienza organizzativa, prima tra tutti la rilevazione delle presenze.
Come e perché tenere traccia delle presenze
Poter verificare con accuratezza in ogni momento la disponibilità dei propri lavoratori, gli orari di ingresso e di uscita, gli eventuali permessi e gli straordinari può fare la differenza nella gestione delle Risorse Umane e, di conseguenza, nel buon andamento di un’azienda.
In questo modo, infatti, il reparto delle Risorse Umane è in grado di poter assegnare con coerenza i turni, coordinare il personale e portare a compimento le attività da concludere entro i termini stabiliti. Una evidenza che è divenuta ancor più importante in questi anni caratterizzati dalla pandemia nei quali, con l’introduzione in pianta stabile dello smart working, tenere traccia delle presenze è risultato essere più difficoltoso.
Se in passato la rilevazione presenze poteva essere condotta con la classica timbratura del cartellino all’ingresso dell’azienda o attraverso un foglio di calcolo cartaceo da compilare manualmente con scadenze prefissate (giornaliere, settimanali o mensili), oggi questa attività viene sempre con maggiore frequenza volta mediante l’uso di software gestionali in grado di assolvere a questa funzione in modo istantaneo, riducendo al minimo dimenticanze ed errori umani.
I benefici di questa innovazione sono molteplici e non riguardano unicamente l’azienda ma anche i lavoratori stessi. E’ stato infatti rilevato che, se da una parte le Risorse Umane possono contare su un importante risparmio di tempo, si parla di circa 30 ore mensili, dall’altra anche i dipendenti potranno usufruire di uno strumento con il quale verificare in ogni momento le ore lavorate, i turni e gli eventuali straordinari e di conseguenza controllare che la propria busta paga sia stata elaborato in modo coerente rispetto al proprio impegno.
Come funziona un software per la rilevazione delle presenze
I software per la rilevazione delle presenze, disponibili anche sotto forma di app così da poter essere installati negli smartphone e nei tablet sono molto semplici da utilizzare e, come detto, portano a benefici tangibili per l’azienda e i dipendenti.
Attraverso questi gestionali è possibile controllare istantaneamente gli accessi al lavoro e la timbratura del cartellino in formato digitale, verificando le ore di lavoro sia per coloro che sono presenti fisicamente in ufficio sia per quelli che lavorano da remoto, scongiurando quindi l’assenteismo ma anche gli eccessivi carichi di mansioni che, come emerso in questi anni, spesso hanno caratterizzato lo smart working. In questo modo, il reparto delle Risorse Umane potrà avvalersi di uno strumento che semplificherà enormemente non solo il controllo della forza lavoro, ma anche e soprattutto la gestione dei turni, l’assegnazione delle attività e il coordinamento di quei dipendenti che sono disponibili in un dato momento, potendo anche rilevare la geolocalizzazione.
A questo si aggiunge la possibilità di poter inserire all’interno di schede dedicate e allegate ai turni le osservazioni e le note da comunicare al capitale umano, così come l’opportunità di generare in automatico un foglio presenze e report personalizzati per far emergere le single performance e le eventuali problematiche sulla quali intervenire.
Il tutto si riassume in un miglioramento generale dei livelli di produttività e, come detto, in un aumento a livello di trasparenza nel rapporto tra dipendenti e management, potendo i primi avere anch’essi massimo controllo del proprio impegno.
